home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / wordmisc / labelpls / manual.dat < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-04-02  |  21.5 KB  |  464 lines
  1.                                SHAREWARE NOTICE!
  2.  
  3.        This is a shareware program, which means that the author of the
  4.        program has placed it for distribution through shareware dealers
  5.        or on a BBS so that interested persons can try out the program
  6.        before they purchase it. If you paid for a disk that has this
  7.        program on it, you did not purchase the program, you paid the
  8.        dealer a fee for the copying and distribution of the disk only.
  9.        If you like and use the program then please register the program
  10.        with the author. Use the <ORDER FORM> option to register with
  11.        the author. Thanks!
  12.  
  13.        This shareware version is a 100% fully workable program!
  14.  
  15.        When you register you will receive a complete manual with full
  16.        documentation on the program and a current updated version of the
  17.        program, plus features not available on this shareware version because
  18.        of its size.
  19.  
  20.                            LABELS PLUS FEATURES
  21.  
  22.        SHAREWARE VERSION:
  23.        1. Prints Envelopes/Shipping/Address Labels/Post Cards w/Dot Matrix.
  24.        2. Prints Envelopes, post cards w/Laser printers.
  25.        3. Database with a capacity of 5000 names and addresses.
  26.        4. Manual and Search options.
  27.        5. Address record maintenance section.
  28.        6. Twenty five characters to a line when saving addresses.
  29.        7. Design unique Labels, Post Cards, or a Business Logo in the
  30.           Design Label section using graphics.
  31.  
  32.        REGISTERED VERSION:
  33.        8. Prints 1x4,  20 to a sheet address labels w/Laser printer.
  34.        9. Prints 4x3 1/3, 6 to a sheet shipping labels w/Laser printer.
  35.       10. Thirty characters to a line when saving addresses.
  36.       11. Printer Command section for Dot Matrix or Laser printers.
  37.  
  38.                         THIS MANUAL IS NINE PAGES LONG!
  39.  
  40.                            -------------------------
  41.                            LABELS PLUS! INSTRUCTIONS
  42.                            -------------------------
  43.  
  44.     Welcome to the Labels Plus! program. Labels Plus! is a very easy to
  45.     use, highly productive, Envelope, Shipping Label and Address Label
  46.     printing program. Designing your own special Labels in the Design
  47.     Label section is easy and quick.
  48.  
  49.                      INSTALLING LABELS PLUS! ON HARD DISK!
  50.  
  51.     Insert Disk in Drive A or B. To Install on Drive C from Drive A
  52.     type <INSTALAC> and press the <ENTER> Key. From Drive B type
  53.     <INSTALBC> and press the <ENTER> key. To install on Drive D from
  54.     Drive A type <INSTALAD> and press the <ENTER> key. From Drive B
  55.     type <INSTALBD> and press the <ENTER> key. A Directory called
  56.     LAB will be created on your Hard Disk and all the files will be
  57.     copied to the LAB Directory.
  58.  
  59.                        LOADING THE LABELS PLUS! PROGRAM!
  60.  
  61.     Typing <LABEL> while in the LAB directory will load and run the
  62.     Labels Plus program.
  63.  
  64.     After the Main Menu is on the screen we suggest the following
  65.     procedure to get started using Labels Plus!.
  66.  
  67.      1. Go to ENTER SET UP/ADVERTISING DATA. Follow the instructions on
  68.         entering your Return Address, Advertising Data and printing
  69.         adjustments.
  70.  
  71.      2. Go to ADDRESS RECORDS and enter addresses.
  72.  
  73.      3. Go to ENVELOPE DATA SECTION and follow instructions on pertaining to
  74.         Envelopes.
  75.  
  76.      4. Go to SEARCH AND MANUAL OPTIONS. Read the Search and Manual Options
  77.         and print out some envelopes on plain paper. Try the different
  78.         options.
  79.  
  80.     If you follow the above four procedures you will know how Labels Plus!
  81.     works and the Shipping Label and Address Label sections will be easy.
  82.  
  83.     To Print Out these instructions use the Print Manual option at the
  84.     beginning of the program. Printer will stop at end of each page.
  85.  
  86.     Labels Plus! uses Printer Port LPT1.
  87.  
  88.                          ENTER SET UP/ADVERTISING DATA
  89.  
  90.     From the MAIN MENU select <5. SET UP> and press <ENTER>. This will
  91.     take you to the section where you enter the Return Address you want
  92.     printed on the Envelopes and Shipping Labels, plus all adjustments
  93.     needed to print correctly. The <SET UP> section will look like the
  94.     following:
  95.  
  96.      1. Name                                 :      (Note! You do not
  97.      2. Street                               :       have to erase Old
  98.      3. City/State/Zip                       :       Data just type
  99.      4. Optional 4th Line                    :       over and save. To
  100.      5. Line 1 - Advertisement (Envelope)    :       Blank a line just
  101.      6. Line 2 - Advertisement (Envelope)    :       press Space Bar
  102.      7. Line Feeds  between Envelopes        : 12    and <ENTER> key
  103.      8. Envelope Size Adjustment. (Upper)    : 4     and save.
  104.      9. Spaces To Center Address (Envelope)  : 40
  105.     10. Line Feeds  between Shipping Labels  : 4
  106.     11. Print (TO:) on Shipping Labels Y/N   : N
  107.     12. Choose Record File  1,2,3,4,5        : 1
  108.     13. Print envelopes w/Laser Prntr? Y/N   : N
  109.     14. Left Margin. Address Labels          : 5
  110.  
  111.     1,2,3,4 Enter Return Name and Address on lines 1 to 3 that you want
  112.     printed on the Envelopes and Shipping Labels. Use the Optional 4th
  113.     Line if needed. Enter spaces before typing to adjust left margin.
  114.  
  115.     5,6 (Optional!) Enter a Two Line Advertisement or Greeting on Lines 5
  116.     & 6. This will print out between the Return Address and Postage Area.
  117.  
  118.     7. Enter Number of Line Feeds needed between printed Envelopes.
  119.  
  120.     8. LABELS PLUS will print almost any size Envelope by adjusting the
  121.     Line Feeds in Lines 7 & 8. Line 8 (Upper) adjusts the Line Feeds
  122.     between the Return Address and Addressed To.
  123.  
  124.      9. Line 9 is used to Center the Address To on the Envelope.
  125.     10. Line 10 adjusts the Line Feeds between Shipping Labels.
  126.     11. Line 11 gives you the option of printing (TO:) on Shipping Labels.
  127.  
  128.     12. Use only File Number 1 unless you have a Hard Disk or have Disk
  129.     Drives that accept 1.2m or 1.4m HD Disks. See Multiple Record Files
  130.     section at the end of this manual. If you have created more Record
  131.     Files then choose a Record File that will be your HOME FILE. Anytime
  132.     Labels Plus asks for a Record File Number, if you just press the
  133.     <Enter> key, the HOME RECORD FILE will be used.
  134.  
  135.     13. Labels Plus! is an excellent envelope printing program for HP
  136.     LaserJets. Answer Y to this prompt and set your Laser printer
  137.     to Landscape, Com10 to print out envelopes.
  138.  
  139.     14. Use to adjust the left margin when printing address labels.
  140.  
  141.                             ADDRESS RECORDS
  142.  
  143.     From the Main Menu Select <6. ADDRESS RECORDS> and Press <ENTER> Key.
  144.     The Address Record Section will look like the following:
  145.  
  146.                      1. VIEW NAMES
  147.                      2. SEARCH/VIEW/CHANGE/DELETE
  148.                      3. ENTER DATA IN A RECORD
  149.                      4. PRINT RECORD#/NAME LIST
  150.                      5. DELETE RECORDS
  151.                      6. CREATE FILES
  152.                      7. FILE STATISTICS
  153.  
  154.     1. VIEW NAMES - This option lets you view the Record Number, Code and
  155.     Name of a list of Records you choose. For example if you want to see
  156.     if there are any Blank Records you can use in Record Numbers 1 to 50
  157.     then enter 1 for beginning Record and 50 as the ending Record. Records
  158.     1 to 50 will show on the screen.
  159.  
  160.     2. SEARCH/VIEW/CHANGE/DELETE - With this option you can search on any
  161.     line for a Record. When the Record is found it will show on the
  162.     screen. You can View/Change Data or Delete the Record. Selecting <1.
  163.     Continue> will bring up all records that are equal to what you
  164.     entered.
  165.  
  166.     3. ENTER DATA IN A RECORD - The following Line Prompts will come up
  167.     one at a time and look like the following:
  168.  
  169.                              RECORD #?
  170.                              CODE
  171.                              NAME
  172.                              ADDRESS
  173.                              CITY/STATE
  174.                              OPTIONAL
  175.                              ZIP CODE
  176.  
  177.     Press <ENTER> Key after each entry.
  178.  
  179.     a. RECORD# - Enter the Record Number you want to use.
  180.  
  181.     b. CODE - LABELS PLUS SORTS ONLY on the CODE Line. If you want to
  182.     print  Records in ascending Zip Code order then enter the Zip Code
  183.     here. The Prt Series option will only search for numbers on the Code
  184.     Line. If you just press the <ENTER> Key then the word <NoCode> will be
  185.     entered on the CODE Line. Any combination of Letters and Numbers can
  186.     be used.
  187.  
  188.     c. Enter the NAME and ADDRESS. Use the OPTIONAL 4th line if needed.
  189.  
  190.     d. ZIP CODE - For United States addresses enter the zip code on the zip
  191.     code line.Do not use any Dashes or Spaces in the Zip Code. For Example
  192.     if you  have a 9 digit Zip Code then enter it as 917112506. When you
  193.     import addresses the zip code will automatically be entered here. If you
  194.     have foreign addresses then do not enter anything on the zip code line.
  195.  
  196.     e. When you have finished press the <ENTER> Key to save the data to
  197.     disk. If you do not wish to continue, then when the prompt asks you
  198.     for another Record Number just press the <ENTER> Key to Quit.
  199.  
  200.     NOTE! If you use option <3. ENTER DATA IN A RECORD> and you enter a
  201.     wrong Record Number or you wish to cancel then go to the ZIP CODE
  202.     prompt and enter a X and the Data you entered will be canceled.
  203.  
  204.     If for any reason you leave the Name and Address Blank and the Record
  205.     is saved, you must use the Delete feature and Delete that Record or a
  206.     Blank Record will print out when using the PRINT SERIES option in the
  207.     Envelope, Shipping or Address Label sections.
  208.  
  209.     4. PRINT RECORD#/NAME LIST - This option will print out the Record
  210.     Number, Code and Name.
  211.  
  212.     5. DELETE RECORDS - This gives you the option of Deleting one or more
  213.     Records. To Delete One Record make the Beginning and Ending Record
  214.     number the same. See Multiple Record Files on Page 6.
  215.  
  216.     6. CREATE FILES - This option will Create Record Files 1,2,3,4 and 5.
  217.     Enter the Number of the File you wish to create and it will be done
  218.     automatically. The program disk you received has Record File 1 already
  219.     on it. There is not any room for more Files on this disk.
  220.  
  221.     7. FILE STATISTICS - This option will show how many blank and active
  222.     records in a file. It will also print the first ten available blank
  223.     record numbers at the top of the screen. Use when adding addresses.
  224.  
  225.                            SEARCH AND MANUAL OPTIONS
  226.  
  227.     In the Envelope, Shipping Label and Address Label sections you will
  228.     have a Bar Menu showing the following options:
  229.  
  230.     ----------------------------------------------------------------------
  231.       Manl/Recd    Srch/Prt   View/Sel   Print/Sel   Prt Series     Menu
  232.     ----------------------------------------------------------------------
  233.  
  234.     LABELS PLUS WILL ASK FOR A RECORD FILE NUMBER. JUST PRESSING THE
  235.     <ENTER> KEY WILL USE THE HOME RECORD FILE, OR ENTER FILE NUMBER YOU
  236.     CHOOSE.
  237.  
  238.     1. Manl/Recd# - Selecting this option allows you to type in the Name,
  239.     Address and Zip Code Manually. The 3rd Line of the Address must have
  240.     Data in it.
  241.  
  242.     If you do not want to type in the Data Manually then enter a Record
  243.     Number on the 1st Line and that Record will be called from the Data
  244.     Base and appear on the screen ready for printing.
  245.  
  246.     2. Srch/Prt - This option allows you to search for Records on any
  247.     line. For Line 1 up to 18 characters. Lines 3,4,5 up to 25 and Line 6
  248.     up to 9. LABELS PLUS will search and print all the Records that Equal
  249.     what you entered on that Line Number on screen. You can then print
  250.     or select another record. You can search for any combination of
  251.     numbers and letters. When printing address labels you will have the
  252.     option of printing any amount of each label, with or without viewing.
  253.  
  254.     3. View/Sel - This option allows you to View part or all the Records
  255.     in the Record File, and Select up to 300 Records for printing.
  256.  
  257.     4. Print/Sel - Print Selections will print all the Records that were
  258.     Selected in the View/Sel option. You can use this option more than
  259.     once to print more than one list of your Selections. Selections will
  260.     be automatically cancelled only when you enter the View/Sel option
  261.     again or End the program.
  262.  
  263.     5. Prt Series - If you enter a Beginning and an Ending Record Number
  264.     and DO NOT enter any Codes you will be printing by Record Number only.
  265.  
  266.     If you have entered Zip Codes or Numbers on the Code Line in the
  267.     Address Records Section and want to print by Zip Code then enter the
  268.     Beginning and Ending Code. LABELS PLUS can sort the Zip Codes or
  269.     Numbers and print the Records in ascending order from the Record
  270.     Numbers you specified. If you have a mixture of 5 and 9 digit Zip
  271.     Codes, make the last 4 digits of the Ending Code <9999>. Example:
  272.     91711=917119999.
  273.  
  274.                              ENVELOPE DATA SECTION
  275.  
  276.     Select <1. ENVELOPE> from the Main Menu. The first Menu to appear will
  277.     look like the following:
  278.  
  279.     ----------------------------------------------------------------------
  280.       Continue         Return Address       Advertise           Menu
  281.     ----------------------------------------------------------------------
  282.  
  283.     1. If you want your Return Address to print on the Envelope, select
  284.     <Return Address> and press <ENTER> Key and the Return Address will
  285.     appear on the screen which means it will be printed. The Same is true
  286.     when the <Advertise> option is selected.
  287.  
  288.     Envelopes are very difficult to print in most printers. If you are
  289.     printing single Envelopes, put the Flap of the Envelope through first
  290.     to lessen the thickness. You may have to disable the Paper Out Sensor
  291.     on your printer.
  292.  
  293.     You can print 6 x 9 Envelopes or larger by making Envelope adjustments
  294.     in the <SET UP> Section. See explanation of Lines in SET UP section.
  295.  
  296.     When you are finished with the first Menu shown above Select
  297.     <Continue> and press the <ENTER> Key and the Search Options Menu will
  298.     appear on the screen. See explanations of the Search and Print
  299.     Options.  Notice the Help statements at the bottom of the screen.
  300.  
  301.                             SHIPPING LABEL SECTION
  302.  
  303.     1. The Shipping Label Section operates the same as the Envelope
  304.     Section. You have the option of printing the Return Address and Center
  305.     Lines. You can use any of the Search or Manual Options in the Shipping
  306.     Label section.
  307.  
  308.                              ADDRESS LABEL SECTION
  309.  
  310.     The Address Label Section operates the same as the Envelope and
  311.     Shipping Label Sections. See SEARCH AND MANUAL OPTIONS for explanation
  312.     of the differant options in the address label section.
  313.  
  314.     The Address Label Section prints Labels  3 1/2 x 15/16 inches.
  315.     Use the design label section for larger or special labels.
  316.  
  317.     DESIGN LABEL-Dot Matrix/Laser Printers
  318.  
  319.     You can Design your own Labels or Post Cards up to Legal Post Card
  320.     size. When printing with a dot matrix printer, the printer must be
  321.     in the IBM emulation mode to print out the graphics. Select EDIT
  322.     from the menu, then press F8 for the graphics mode.
  323.  
  324.     ----------------------------------------------------------------------
  325.       Edit   Specs   Save   Clear   Print   List   Get   Form F   Quit
  326.     ----------------------------------------------------------------------
  327.  
  328.     1. Edit - Selecting <EDIT> takes you into the Edit Section. Use Cursor
  329.     Keys to move around. Use Delete Key to delete characters or to move a
  330.     sentence from right to left. Pressing the Insert Key in front of a
  331.     sentence will move the sentence from left to right. When you are
  332.     through entering data press the F10 Key to return to the Menu.
  333.  
  334.     2. Specs - Enter Number of Last Line used for your new label. Enter
  335.     Number of Blank Lines needed between printed Labels. The option of
  336.     using Special Print Commands is available. Six Commands can be used,
  337.     with each Command in effect on Line Numbers you choose. Enter the CHR$
  338.     CODES for each Command.
  339.  
  340.     3. Save - Select the <SAVE> option to save your new Label including
  341.     the Specs. You will have to give your Label a Name up to eight
  342.     characters long. Labels Plus! will automatically add the extension of
  343.     <.WCS> to the Name for saving to disk. This extension is automatic, DO
  344.     NOT type in this extension at any time.
  345.  
  346.     4. Clear - Selecting the <CLEAR> option will clear the Edit Screen of
  347.     all data.
  348.  
  349.     5. Print - Select the <PRINT> option when you want to print what is on
  350.     the Edit Screen. You will also have the option of choosing how many
  351.     you wish to print.
  352.  
  353.     6. List - Use the <LIST> option to List and Erase the Files you have
  354.     saved.
  355.  
  356.     7. Get - Use the <GET> option to bring to the Edit Screen a File you
  357.     have saved. Use <Form F> for laser printers.
  358.  
  359.     8. Quit - Selecting the <QUIT> option will take you back to the Main
  360.     Menu.
  361.  
  362.     MULTIPLE RECORD FILES (127000 for each record file)
  363.  
  364.     You can create four more Record Files, each with a capacity of 1000
  365.     records, giving Labels Plus a total capacity of 5000 records. Extra
  366.     files on floppy disks can be made with no limit.
  367.  
  368.     1. From the Main Menu select <Address Records> and press <Enter> key
  369.     which will take you to the Menu in the Address Records section. Select
  370.     number <6. Create Files> from the Menu and press <Enter> key. The
  371.     Labels Plus program comes with Record File Number 1 already created.
  372.     Enter File Number you want to create and press <Enter>. The Record
  373.     File will be created automatically.
  374.  
  375.            RECORD FILE                                 DISK DIRECTORY
  376.            Number 1     Shows in Disk Directory as     CUST1
  377.            Number 2                                    CUST2
  378.            Number 3                                    CUST3
  379.            Number 4                                    CUST4
  380.            Number 5                                    CUST5
  381.  
  382.  
  383.                          SPECIAL PRINTER COMMANDS
  384.  
  385.     The registered version has its own special printer command section.
  386.     This version can also send special command codes to the printer
  387.     using the DESIGN LABEL section. Select <DESIGN LABEL> from the Main
  388.     Menu. After the Design Label section appears on the screen follow
  389.     the instructions below. (For Dot Matrix printers only.)
  390.  
  391.     1. Select <SPECS> and press the <ENTER> key. A prompt will appear on
  392.        screen asking you <LAST LINE NUMBER USED ?>. Enter here how many
  393.        commands you want to send. If you want to send one command then
  394.        enter a <1>, two commands enter a <2>, and press the <ENTER> key.
  395.        For an example we will use the Letter Quality print command only,
  396.        so we will enter a <1>.
  397.  
  398.     2. The next prompt will ask <HOW MANY BLANK LINES BETWEEN LABELS?>.
  399.        Do not enter anything, just press the <ENTER> key.
  400.  
  401.     3. <DO YOU WANT TO USE PRINTER CODES? Y/N> will appear on the screen.
  402.        Enter a <Y> for this prompt.
  403.  
  404.     4. < CHR$(   )CHR$(   )CHR$(   )CHR$(   ) IN EFFECT ON LINE > will
  405.        appear. Enter printer command codes like the following and press the
  406.        <ENTER> key until you reach the end of the line and enter in
  407.        effect on line <1>. If you are entering two printer commands
  408.        then the second command would be in effect at line <2>. The following
  409.        is an example of the Letter Quality print command.
  410.  
  411.        CHR$(27 ) CHR$(120) CHR$(1  ) CHR$(   ) IN EFFECT ON LINE 1
  412.  
  413.        When the next command line appears just press <ENTER> for menu.
  414.  
  415.     5. Select <SAVE> and press <ENTER> key to save the commands for
  416.        future use. Name the file you want this set of commands in. For
  417.        example: Name the file LQON for the command to turn Letter Quality
  418.        printing on or LQOFF for the command to turn Letter Quality printing
  419.        off.
  420.  
  421.     6. Select <PRINT> and press <ENTER> key. The prompt will ask how
  422.        many? Enter a <1> and press <ENTER> key and the commands you set
  423.        up will be sent to the printer. Select <MENU> and return to the
  424.        Main Menu.
  425.  
  426.     7. For future use, select <DESIGN LABEL> from the Main Menu. Select
  427.        <GET> from the Design menu, enter the name of the file you saved,
  428.        then follow the instructions in number 6 above.
  429.  
  430.  
  431.  
  432.     We give a special thanks to the Dealer or BBS who made this program
  433.     available to you.
  434.                                   ***
  435.  
  436.     THE BILLIT INVOICE STATEMENT PROGRAM!
  437.  
  438.     The Billit Invoice Statement program is a companion to Labels Plus.
  439.  
  440.     FEATURES:
  441.     1.  For Dot Matrix or LaserJet printers.
  442.     2.  Prints on plain paper.
  443.     3.  Automatically numbers each invoice.
  444.     4.  Prints copies using same invoice number.
  445.     5.  Prints Statements, Invoices and Purchase Orders.
  446.     6.  Reads Labels Plus Address Files.
  447.     7.  Database for 17 Descriptions and Unit Prices.
  448.     8.  Calculates Unit Price by quantity.
  449.     9.  Automatic Sales Tax calculation.
  450.     10. Prints Multipage Invoices.
  451.     11. Special Printer Command section.
  452.     12. Customer Address Maintenance section.
  453.     13. Easy to use. True WYSIWYG.
  454.     14. The Billit program will save Invoices to a ASCII file on
  455.     disk for later viewing or printing. The Invoices can also
  456.     be sent by fax with a computer fax setup.
  457.  
  458.     Available from Westcoast Software. Registration Fee $20.00
  459.     If you order the Combination Labels Plus! and Billit programs
  460.     the Registration Fee is $30.00. See Order Form.
  461.  
  462.  
  463.                                END
  464.